Dokument tekstowy powinien być nie tylko poprawny merytorycznie, ale także łatwy do odczytania i wykorzystania przez różnych odbiorców. Dostępność cyfrowa dokumentów oznacza takie przygotowanie treści, aby mogły je odczytać także osoby z niepełnosprawnościami, w tym osoby niewidome i słabowidzące, które używają czytników ekranu. Z dobrze przygotowanych dokumentów korzystają również seniorzy, osoby z trudnościami poznawczymi, osoby z ograniczoną możliwością korzystania z urządzeń cyfrowych oraz te, dla których język polski nie jest pierwszym językiem.
Dostępny dokument pozwala szybciej znaleźć potrzebne informacje, łatwiej zrozumieć treść i wygodniej poruszać się po tekście. Co ważne, większość zasad dostępności można wdrożyć bez specjalistycznej wiedzy. Wystarczy używać funkcji dostępnych w programach do tworzenia dokumentów i pamiętać o kilku prostych regułach.
Hierarchiczna struktura dokumentu i nagłówki
Podstawą dostępnego dokumentu jest jego logiczna struktura. Długi tekst bez podziału na części może być trudny w odbiorze, nawet jeśli zawiera wartościowe informacje. Dlatego warto dzielić treść na akapity i stosować nagłówki, które tworzą mapę dokumentu.
Nagłówki pomagają wszystkim użytkownikom szybko zorientować się, czego dotyczy dokument i gdzie znajduje się potrzebna informacja. Dla osób korzystających z czytników ekranu pełnią dodatkową funkcję nawigacyjną. Użytkownik może przechodzić między kolejnymi sekcjami bez konieczności odsłuchiwania całej treści od początku.
Ważne jest jednak, aby nagłówki tworzyć za pomocą odpowiednich stylów, a nie tylko zmieniać wygląd tekstu. Samo pogrubienie lub powiększenie czcionki nie informuje czytnika ekranu, że dany fragment jest nagłówkiem.
Przykładowa struktura dokumentu może wyglądać tak:
- tytuł dokumentu,
- Nagłówek 1 – główne części dokumentu,
- Nagłówek 2 – podrozdziały,
- Nagłówek 3 – mniejsze sekcje.
Dobrą praktyką jest także stosowanie zasady: jedna myśl – jeden akapit. Krótkie fragmenty tekstu są łatwiejsze do przeczytania i pomagają odbiorcy skupić uwagę na najważniejszych informacjach.
Listy – kiedy stosować punktory, a kiedy numerację
Listy pomagają uporządkować informacje i zwiększają czytelność tekstu. Zamiast umieszczać wiele elementów w jednym długim zdaniu, lepiej przedstawić je w formie wyliczenia.
Dla użytkowników czytników ekranu listy są również ważnym elementem nawigacji. Program może poinformować odbiorcę, że znajduje się na liście oraz ile elementów ona zawiera.
Warto jednak dobrać odpowiedni rodzaj listy.
Listy punktowane stosujemy wtedy, gdy kolejność elementów nie ma znaczenia albo gdy podajemy przykłady.
List numerowanych używamy wtedy, gdy kolejność jest ważna albo gdy liczba elementów jest zamknięta. Przykład:
- Otwórz dokument.
- Sprawdź strukturę nagłówków.
- Zapisz zmiany.
W tym przypadku zmiana kolejności mogłaby zaburzyć sens instrukcji.
List nie należy tworzyć ręcznie za pomocą wpisywanych znaków, takich jak myślniki, cyfry czy spacje. Lepiej korzystać z funkcji tworzenia list dostępnych w programie, ponieważ wtedy ich struktura będzie prawidłowo odczytywana przez technologie wspomagające.
Tabele
Tabela służy do przedstawiania danych i porównywania informacji. Nie powinna być wykorzystywana do tworzenia układu strony, rozmieszczania elementów dokumentu lub ustawiania tekstu w kilku kolumnach.
Dostępna tabela powinna mieć prostą strukturę. Najlepiej, gdy pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn, które opisują znajdujące się poniżej dane.
Taka konstrukcja ułatwia wszystkim użytkownikom odczytanie informacji. Osoby korzystające z czytników ekranu mogą lepiej zrozumieć zależności między komórkami tabeli.
Warto unikać nadmiernego scalania komórek, pustych wierszy i zagnieżdżania jednej tabeli w drugiej. Im prostsza struktura, tym łatwiej z niej korzystać.
Zrozumiałe linki
Link w dokumencie powinien jasno informować, dokąd prowadzi. Odbiorca nie powinien musieć analizować całego akapitu, aby zrozumieć znaczenie odnośnika.
Nienajlepszym rozwiązaniem są takie opisy:
- Kliknij tutaj.
- Więcej informacji.
Nie mówią one użytkownikowi, czego może się spodziewać po otwarciu linku.
Lepsze będą konkretne opisy:
- Pobierz poradnik dotyczący dostępności cyfrowej (PDF, 2 MB).
- Zobacz harmonogram szkoleń z dostępności.
Czytelne linki są szczególnie ważne dla osób korzystających z czytników ekranu, ponieważ często przeglądają one listę odnośników znajdujących się w dokumencie.
Pełny adres URL warto pozostawić przede wszystkim w dokumentach przeznaczonych do wydruku. W takim przypadku odbiorca może przepisać adres do przeglądarki. W dokumentach elektronicznych lepiej stosować krótkie i opisowe nazwy linków.
Opisy alternatywne grafik
Grafiki, zdjęcia, wykresy i schematy mogą przekazywać ważne informacje. Osoby, które nie widzą obrazu, potrzebują jednak tekstowego opisu, który wyjaśni jego znaczenie.
Dobry opis alternatywny nie powinien jedynie informować, że w dokumencie znajduje się grafika. Powinien opisywać jej cel i najważniejsze informacje.
Przykłady nieprawidłowych opisów:
- Zdjęcie przedstawia grafikę prezentującą pracownika, który używa w pracy czytnika ekranu.
- Mężczyzna w pracy.
Poprawny opis:
- Pracownik korzysta z czytnika ekranu podczas pracy przy komputerze.
Opis alternatywny nie powinien powtarzać informacji, które znajdują się już obok grafiki. Jeśli wykres jest szczegółowo opisany w tekście, w alternatywnym opisie wystarczy wskazać, czego dotyczy.
Nie trzeba dodawać opisów do elementów dekoracyjnych, które nie przekazują żadnej informacji. Najważniejsze jest, aby opis odpowiadał funkcji grafiki w konkretnym dokumencie.
Prosty język
Dostępność dokumentu zależy nie tylko od jego struktury. Równie ważny jest sposób napisania treści. Prosty język sprawia, że informacje są zrozumiałe dla większej liczby osób. Nie oznacza upraszczania przekazu ani rezygnacji z profesjonalizmu. Chodzi o jasne komunikowanie informacji i unikanie niepotrzebnie skomplikowanych konstrukcji.
Warto zaczynać od najważniejszej informacji. Odbiorca powinien od razu wiedzieć, czego dotyczy tekst i co ma zrobić.
Zamiast:
„W związku z powyższym informujemy, że dokument został poddany aktualizacji.”
Lepiej:
„Zaktualizowaliśmy dokument.”
Warto zwracać się bezpośrednio do odbiorcy i używać strony czynnej.
Zamiast:
„Dokonano zmiany ustawień.”
Lepiej:
„Zmieniliśmy ustawienia.”
Zdania powinny być krótkie i proste. Długie konstrukcje z wieloma wtrąceniami utrudniają odbiór tekstu. Najlepiej, gdy jedno zdanie przekazuje jedną główną informację.
Należy również stosować naturalny szyk zdań, wyjaśniać skróty przy pierwszym użyciu oraz unikać zbędnych słów.
Przykłady:
„W dniu dzisiejszym” → „Dzisiaj”.
„W miesiącu lipcu” → „W lipcu”.
„Celem zapoznania się z dokumentem” → „Aby zapoznać się z dokumentem”.
Warto wybierać słowa powszechnie znane. Zamiast „dedykowany” można użyć „przeznaczony”, a zamiast „komponent” – „element” lub „składnik”.
Dobry tekst nie potrzebuje urzędowego stylu ani przesadnie podniosłych sformułowań. Wyrażenia takie jak „niniejszy”, „w przedmiotowej sprawie” czy „mając na uwadze powyższe” często można zastąpić prostszymi odpowiednikami.
Podsumowanie
Dostępny dokument tekstowy nie jest tworzony wyłącznie z myślą o osobach z niepełnosprawnościami. Korzystają z niego wszyscy odbiorcy, ponieważ łatwiej znaleźć w nim informacje, szybciej zrozumieć treść i wygodniej poruszać się po dokumencie.
Logiczne nagłówki, odpowiednie listy, czytelne tabele, opisowe linki, właściwie przygotowane grafiki i prosty język tworzą dokument przyjazny dla użytkownika.
Dostępność nie wymaga skomplikowanych działań. Największą różnicę często robią niewielkie decyzje podejmowane podczas codziennego tworzenia dokumentów. Dzięki nim tekst staje się bardziej przejrzysty, zrozumiały i użyteczny dla każdego.
Katarzyna Wacławska