KOMUNIKACJA W PRACY W CZASACH ZARAZY
Gdy pracujemy w odosobnieniu od reszty zespołu, łatwiej jest się pogubić. Dlatego tak ważnym jest, by nadal tworzyć wspólnotę zawodową, by każdy z pracowników czuł się sprawczy w działaniu i wiedział, że zadania każdego z nas są równie ważne i potrzebne dla rozwoju firmy.
Obecnie znajdujemy się w czasie trudnym, gdy nie radzimy sobie z emocjami, ale też musimy uświadomić współpracownikom, że jest to czas okazji: na zdobycie nowych umiejętności, innych sposobów na monetyzację dotychczasowej pracy i co za tym idzie, na rozwój firmy w trochę innym kierunku od dotychczas zakładanego.
Zacznijmy
od rzeczy podstawowych, o których właśnie
z tego powodu, że są oczywiste często zapominamy, czyli o obniżenie poziomu
napięcia psychofizycznego. Teraz jest to szczególnie ważne. Nasi współpracownicy muszą czuć
się ważni, zaopiekowani, w innymi wypadku poziom stresu czy strachu nie pozwoli
im racjonalnie myśleć i będą mniej efektywni i skuteczni w pracy.
Od siebie wymagajmy transparentności komunikacji. Pilnujmy naszej koncentracji i dajmy zespołowi poczucie, że jest ważny, że każda jednostka pracująca w zespole jest sprawcza i od niej zależy końcowy efekt. Takie pokazanie zaufania do pracowników spowoduje, że poczują się nie tylko sprawczą częścią zespołu, ale staną się bardziej odpowiedzialni za efekt i uspokojeni, bo będą przekonani, że ktoś nad tym wszystkim czuwa. Nie kierujmy jednak zespołem, narzucając mu zadania, ale za pomocą dialogu. Teraz ważny jest dialog empatyczny, czyli pytamy osoby z zespołu, co czują, jak sobie radzą. Nie stwierdzajmy autorytatywnie, że „wiem, iż czasy są trudne i wszyscy się boimy”, bo to nie jest dialog, tylko monolog i on nie tworzy wspólnoty. My mamy tę wspólnotę stworzyć i pokazać każdemu z pracowników, że jego praca jest ważna, a on sam jako pracownik jest potrzebny.
Zaczynajmy od pytania, „jak się czujesz?”, „jak się masz w tej sytuacji?”. Gdy odpowiedź brzmi, „denerwuję się, bo wszyscy się denerwują”, odpowiadamy, stosując metodę przeformułowania: „rozumiem, że się denerwujesz”. Chodzi o to, by nawiązać dialog, by pokazać, że jesteśmy dla siebie ważni, że się słuchamy.
Drugi rodzaj komunikatów, które się sprawdzają w obecnej sytuacji, to odzwierciedlenie. Dana osoba nie werbalizuje swojego stanu, ale my po tonie głosu, jej zachowaniu widzimy, że coś jest nie tak. Mówimy wówczas, „to naturalne, że się denerwujesz, że tak reagujesz, ja to rozumiem. Masz do tego prawo”.
Bardzo dobrze w czasach stresogennych sprawdza się styl komunikacji oparty o uważności. Uważność to zatrzymanie się na tym, co jest tu i teraz. Zarządzamy rzeczywistością, na którą mamy największy wpływ, a mamy na to, co tu i teraz. Zwracamy uwagę na potencjał sytuacji. Korzystamy z wiedzy, nowych strategii, nowych rozwiązań, możliwości, nowych umiejętności. Zwracamy uwagę na potencjał sytuacji, na to, co nam się udało. Zwracajmy uwagę na procedury, w których porządkujemy to, co się nazywa obiegiem informacji i na to, że wiemy, co mamy robić tu i teraz. Mamy nowe pomysły na rozwiązanie sytuacji i na tym się skupmy. Mówimy, że będziemy w kontakcie, że po to się komunikujemy, by się nawzajem wspierać, pilnujemy, żeby nie przekazywać sobie negatywnych uczuć. Mówimy, że rozumiemy, że się ktoś denerwuje, ale nie nakładamy na niego swoich obaw. Pokazujemy zadania jasno i konkretnie, w stylu porządkującym pytamy, „czy to jest dla Ciebie zrozumiałe?”.
Więcej czasu i uwagi poświęcamy na uwagi typu: „czy jeszcze mogę odpowiedzieć na jakieś twoje pytanie? Czy możesz w skrócie powiedzieć, na co się umówiliśmy? Czy możesz podsumować, na co się umówiliśmy?”. Chodzi o to, żeby w sytuacji kryzysu lepiej zrozumieć polecenia, bo jesteśmy obecnie bardziej zdekoncentrowani.
Podkreślajmy, że nawet w najgorszej sytuacji jest potencjał korzyści i w momencie, gdy współpracownicy się bardzo denerwują, bo przyszłość firmy jest niepewna – wiadomo, kryzys na horyzoncie! – nie jest łatwo ich przekonać, że coś nowego i dobrego może z tej sytuacji wyniknąć, ale konsekwentnie wskazujmy na jej plusy.
Oczywiście w obecnej sytuacji zdarzają się pracownicy wykorzystujący swojego pracodawcę. Stale mają płaczące dziecko, dół psychiczny, problemy ze zdrowiem, więc nie mogą się skoncentrować, Internet im padł itp. Co w takiej sytuacji robić? Przecież nie możemy dać się wykorzystywać. Myślę, że każdy z nas za pierwszym razem pozwoli sobie na zrozumienie wyjaśnień, lecz gdy się będą one powtarzały, gdy efektywność pracy bardzo spadnie, nie możemy pozwolić na lekceważenie obowiązków.
Dlatego warto dzielić pracę na małe odcinki i rozliczać pracowników z efektów pracy, a nie z czasu pracy. Z efektów dlatego, że pracownik w domu rzeczywiście może mieć kłopot z dzieckiem podczas czasu pracy, ale później może ją nadrobić. Jeśli będzie musiał stale nadrabiać wieczorami (a nie lubi pracować nocą), szybko się zorientuje, że obijanie się po prostu mu się nie opłaca i weźmie się do roboty.
Jest to też czas wzmożonych konfliktów między pracownikami. W tej sytuacji musimy zachować obiektywizm i najdelikatniej, najostrożniej sprawdzić, co tak naprawdę się dzieje. Współpracownicy muszą czuć nasze wsparcie. Lepiej ich więcej motywować, niż o dobrym słowie zapomnieć. Wszak to czas szczególny. Czas uczenia się nowych rzeczy, który może generować nie tylko konflikty, ale przynieść ze sobą dużo dobrych rozwiązań.
Renata vel Myszka
6 kwietnia 2020