ORGANIZACJA CZASU PRACY ZDALNEJ cz. I

Wydawać by się mogło, że kwestia pracy zdalnej została w zasadzie już wyczerpana i teoretycznie napisano o niej wszystko, co tylko można było napisać, aczkolwiek spróbujmy przekonać się o tym dotykając tematu raz jeszcze… Tym razem może kilka słów odnośnie organizacji pracy we własnej przestrzeni życiowej.

Bo czym jest praca zdalna, to wiadomo zapewne już wszystkim. W dużym skrócie: polega ona na wykonywaniu wszelkiego rodzaju zleceń, powierzonych nam przez pracodawcę i sukcesywnym realizowaniu ich przy pomocy komputera ze stałym dostępem do Internetu, za pośrednictwem różnych nowoczesnych technologii, dzięki którym właśnie realizacja ww. zadań następuje w domowym zaciszu, tudzież w innym wybranym przez nas miejscu, zasadniczo jednak poza stacjonarnym obszarem firmy. Natomiast kontakt z przełożonym odbywa się zwykle poprzez telefon, pocztę e-mail, jak też różnego typu komunikatory internetowe. 

Jeżeli nawet nie każdy potencjalny pracownik się na tej przestrzeni odnajdzie, to jednak dla znacznie większej grupy osób – a w szczególności tych niemobilnych, dla których przedostanie się z punktu A do punktu B stanowi niemały problem – propozycja ta jest wręcz idealna i tkwi w niej naprawdę olbrzymi potencjał!

Do jednego z największych atutów telepracy zaliczyć  należy  niewątpliwie  fakt,  iż  można  wykonywać  ją  praktycznie z każdego dowolnego miejsca na ziemi i niekoniecznie musi być to adres naszego zamieszkania:)

Close-up view of young freelancer working on her project and drinking hot cocoa while sitting near the windows at her workplace

No właśnie… Bądź co bądź w końcu kto powiedział, że praca zdalna musi ograniczać się wyłącznie do czterech ścian naszego domu? Przecież pracować możemy gdziekolwiek! Wszędzie, gdzie tylko przyjdzie nam na to ochota. Jeśli mamy więc dosyć siedzenia w domu i marzy nam się – powiedzmy – wyjazd     nad     morze,  jezioro, w góry, bądź dokądkolwiek, (a nuż w jakimś fajnym, ciekawym miejscu mieszka np. ktoś z naszej rodziny albo znajomych), a tak się składa, że akurat nie posiadamy już więcej urlopu lub też nie chcemy jeszcze do końca go wykorzystywać, wtedy łącząc przyjemne z pożytecznym, zawsze możemy spakować swój plecak, zabrać ze sobą laptopa z dostępem do Internetu i już na miejscu docelowo zorganizować sobie rozkład dnia w taki sposób – wyznaczając i godząc ze sobą wszystkie jego punkty – by znaleźć czas zarówno na pracę, jak i na relaks. Relaks, którym może być np.: począwszy od chodzenia po górach, poprzez pluskanie się w wodzie, pływanie łódką, leżenie na plaży, aż na spacerach po lesie i w ogóle robieniu czegokolwiek skończywszy. 

Kiedy taki potencjalny wyjazd z jakichś powodów nie wchodzi jednak w grę, ale praca w domu staje się tak naprawdę coraz bardziej męcząca, a na dodatek tym samym – zamiast mobilizować – wpływa na nas demotywująco i w ogóle, gdy odczuwamy po prostu silną potrzebę oderwania się od codziennej rutyny, to podobny model wypoczynku, (czyli poza kwadratem własnego mieszkania), możemy oczywiście zastosować też bez konieczności wyjazdu do mniej lub bardziej odległych zakątków. W końcu przecież zamiast pracować w mieszkaniu, możemy np. przenieść się z pracą na świeże powietrze; do własnego ogrodu… (jeżeli oczywiście takowy posiadamy); względnie na taras; na ławkę w parku; do przytulnej kawiarni przy dobrej kawie i ciastku lub też w jakiekolwiek inne dowolne miejsce, które nam tylko przyjdzie do głowy:)

Tymczasem spróbujmy wyszczególnić teraz najistotniejsze punkty (atrybuty), jakie powinny nam w pracy zdalnej towarzyszyć, ułatwiając jak najefektywniejszą jej organizację… 

1. CZAS 

Najważniejszy w pracy zdalnej – podobnie zresztą jak w każdej innej – jest nie tylko  jasny  otwarty umysł,  ale  również i czas. Dlatego przed rozpoczęciem jakiegokolwiek zadania spróbujmy najpierw realnie ocenić, ile minut lub godzin zajmie nam wykonanie go i najlepiej, dając sobie przy tym jakiś 10 lub 15 minutowy margines, po prostu przystąpmy do jego realizacji. Jeżeli owo zadanie zdołamy ukończyć nieco wcześniej niż zakładaliśmy, zawsze będziemy mieli wtedy „zapas” tych dodatkowych minut, wykorzystując je np. na zrobienie sobie w międzyczasie krótkiej przerwy. Albo po prostu uda nam się dzięki temu zakończyć pracę przed planowanym czasem. I tak kierując się powyższym lub temu podobnym rytmem, możemy postępować przy każdym kolejnym zadaniu – kreując w sobie tym samym systematyczność – aż do zakończenia regulaminowych godzin pracy tudzież określonego zlecenia, jakie danego dnia mieliśmy zrealizować.

2. ORGANIZACJA PRACY 

Każdy z nas ma naturalnie swoje  odrębne  cechy  osobowości,  predyspozycje i własny styl funkcjonowania,  również w przestrzeni zawodowej. Tak więc każdy posiada też swój własny system pracy i jej organizacji na tym właśnie obszarze. Jednym  z nich  może, a  nawet  powinno być np. uprzednie przygotowanie   sobie    gruntu,  czyli  warunków i miejsca do pracy, tak aby nie stała się ona dla nas wyłącznie niechcianym i przykrym obowiązkiem, który po prostu musimy wypełniać. Dlatego też warto jest w tym wypadku połączyć pożyteczne z czymś jednocześnie przyjemnym. Jednakże zważywszy na fakt, iż każdy jest indywidualnością, to dla każdego tym przyjemnym czynnikiem będzie oczywiście coś zupełnie innego. W przypadku mojej np. osoby podstawowym elementem, od którego zaczynam, i bez którego nie potrafię wyobrazić sobie rozpoczęcia  przeciętnego  dnia  pracy,  jest ciasteczko i  kawa  latte:)  Następnie w międzyczasie już standardowo włączam laptopa, uruchamiam niezbędny program, na biurku kładę notatnik i pióro, po czym na koniec puszczam sobie jeszcze jakąś nastrojową muzykę, która nie tylko pomaga mi się skupić, ale przy okazji też prawie zawsze oraz w każdych  okolicznościach  uprzyjemnia  mi  wykonywanie  różnego  typu  obowiązków. I tak oto „wyposażona”, a przy okazji pozytywnie usposobiona staram się rozpoczynać kolejny dzień pracy.

3. ZAANGAŻOWANIE 

Oczywistą   normą  jest, że telepraca – de facto  jak  każda  inna – wymaga  od   nas  naturalnie  determinacji,  wysiłku i pełnego zaangażowania, ale  równocześnie  przynosi też wymierne korzyści. I choć na globalnym rynku staje się już coraz bardziej popularna, to jednak ciągle jeszcze stanowi niewątpliwie dość specyficzną formę zatrudnienia, która łączy ze sobą wszystkie wady i zalety w zakresie szeroko pojętej swobody. W tej sytuacji bowiem sami jesteśmy sobie przysłowiowym sterem, żeglarzem i okrętem. Ponadto sami określamy też, ile czasu zamierzamy na daną pracę poświęcić oraz gdzie chcemy ją wykonywać. Aby uzyskiwać  obiektywnie  jak  najlepsze  efekty,  musimy   uruchomić w sobie wewnętrzny imperatyw i traktować swą pracę bardzo poważnie, koncentrując się wyłącznie  na konkretnych zadaniach i  podchodzić do nich dokładnie  tak,  jak gdybyśmy to samo wykonywali w biurze.

4. SAMODYSCYPLINA 

Z perspektywy kogoś, kto nigdy nie pracował w domu, taki model pracy może z początku wydawać się trudny. Przede wszystkim  dlatego,  że   tutaj sami   musimy się   kontrolować   i   wykazywać   inicjatywą, stawiać   sobie   wymagania i egzekwować rezultaty. Aby ułatwić sobie  sprawę, postarajmy  się  realizować  codzienne  zadania w taki sposób, jakbyśmy pracowali w „normalnych” warunkach, tj. stacjonarnie. Niezwykle ważnym aspektem przy takim   systemie   pracy, a  więc  pracy zdalnej,  jest     niewątpliwie  sumienność,   obowiązkowość,  dobra  organizacja i oczywiście samodyscyplina, którą albo się ma albo też można ją w sobie wykształcić i wypracować. Samodyscyplina i rygor, który może polegać np. na wyznaczaniu sobie określonych ram czasu, w jakich planujemy daną pracę wykonywać. I tak powiedzmy: w godzinach między 8:00 a 16:00, (pozwalając sobie w tym czasie na krótkie pauzy, choćby po to by nasze oczy mogły przez chwilę odpocząć) lub też zupełnie inaczej: z przerwami – najpierw, załóżmy od godz. 6:00 do 10:00 rano i potem (po wykonaniu np. różnego rodzaju domowych obowiązków, typu: ugotowanie obiadu, zrobienie prania, sprzątnięcie mieszkania itd. itp.) od 16:00 do 20:00 wieczorem. To  oczywiście jest  tylko luźny przykład  i  propozycja, w rzeczywistości bowiem – przy tak komfortowym,   nienormowanym   systemie   pracy – każdy z nas może kształtować sobie ten rytm indywidualnie, w zależności od potrzeb i preferencji.    

5. MOTYWACJA 

Jak  może  wyglądać motywacja od strony pracodawcy oraz w jaki sposób my sami możemy się motywować? Patrząc z perspektywy pracodawca – pracownik; jednym z bardziej motywujących czynników jest z całą pewnością godziwe wynagrodzenie, premie za dobrą pracę, służbowy telefon lub laptop, względnie finansowy ekwiwalent, ciekawe szkolenia, wyjazdy integracyjne, ale również – przynajmniej od czasu do czasu – jakaś pochwała w postaci miłego słowa, np.: „świetna robota”! A także właśnie kwestia docenienia przez szefa oraz tego, że czujemy się po prostu dowartościowani, co jest notabene bardzo istotne dla naszej samooceny i na ogół przekłada się też na konkretne wyniki. Jeśli zaś chodzi o naszą wewnętrzną motywację jako pracownika,  to   odwracając  sytuację  i  patrząc  na nią w sposób analogiczny z własnego punktu widzenia, również będą to na pewno zarobki (zwłaszcza w przypadku pracy   na   akord,   kiedy to pensję   otrzymujemy  w  zależności  od  tempa   i    jakości   wykonania  poszczególnych  zleceń), a dzięki temu poczucie finansowej niezależności. Nabywanie doświadczenia w danej branży, jak również nowych umiejętności. Niezwykle ważnym czynnikiem jest też niewątpliwie mobilizująca nas do osiągania coraz lepszych efektów oraz pozytywnie wpływająca na nasze samopoczucie dobra i miła atmosfera pomiędzy zwierzchnikiem, współpracownikami a pracownikiem. Oprócz tego takim motywującym i napędzającym nas „motorem” może być także pokonywanie swoich własnych ograniczeń poprzez podwyższanie poprzeczki i stawianie sobie nowych, coraz trudniejszych wyzwań, a następnie sukcesywne  realizowanie  ich. Ponadto   stałe  udowadnianie  sobie,  że  jesteśmy w jakiejś dziedzinie ekspertem i wynikające z tego poczucie własnej wartości oraz świadomość, że coś co początkowo wydawało nam się bardzo trudne, a chwilami wręcz niemożliwe, okazało się jednak realne. No i na koniec po prostu osobista satysfakcja, płynąca z faktu dobrze wykonanej pracy.  

6. EFEKTYWNOŚĆ 

Tymczasem odnośnie kwestii zorganizowania sobie jak najbardziej optymalnych warunków pracy we własnej przestrzeni i otoczeniu, to biorąc pod uwagę fakt, iż ten sposób wykonywania obowiązków służbowych uznać można za wyjątkowo dogodny i elastyczny, łatwo jest wypracować  sobie  taką   strategię,   która   dla  każdego z osobna będzie jak najbardziej korzystna, efektywna, i która najlepiej będzie determinować nas do działania. Jeszcze do niedawna największą obawą managerów związaną z pracą zdalną była właśnie efektywność takiego modelu pracy: czy potencjalny pracownik aby na pewno wykonuje swe obowiązki tak samo produktywnie pracując w domu? Obecnie jednak, dzięki programom takim jak Toggl, w bardzo prosty sposób można monitorować, ile godzin pracy poświęcono na konkretne zadania – niezależnie od tego, gdzie dany pracownik się aktualnie znajduje. Jeśli natomiast praca podwładnych rozliczana jest zadaniowo, wtedy różnicy nie ma praktycznie żadnej. Można mieć też uzasadnione podejrzenie, że pracownicy zdalni w rzeczywistości pracują bardziej efektywnie od swych biurowych „kolegów”, ponieważ z reguły lepiej zarządzają oni swoim czasem. A poza tym wielu często łączy również swą pracę z podróżami, co w efekcie skutkuje znacznie rzadszym braniem urlopów niż robią to pracownicy stacjonarni.

7. KOMFORT 

Za jedną z największych zalet takiego modelu zatrudnienia uważany jest oczywiście komfort pracy we własnym zaciszu domowym, jak również nienormowane godziny. Dodatkowym atutem bez wątpienia jest także to, że pracownik zdalny ma w zasadzie nieograniczony wpływ na tryb oraz harmonogram realizacji powierzonych mu obowiązków, ponieważ to on sam decyduje, o której godzinie tę pracę rozpocznie, a kiedy wykona swoje zadania pozasłużbowe. Ponadto nie traci też czasu na rozmowy ze  współpracownikami, np. przy  wspólnym  piciu  kawy, lecz w większym stopniu koncentruje swoją uwagę i umiejętności po prostu na pracy, dzięki czemu później – bez wyrzutów sumienia – może spędzać więcej czasu z bliskimi, poświęcić się swojej potencjalnej pasji lub zająć się czymkolwiek innym.

8. SYSTEM PRACY 

Wykonując obowiązki służbowe w domu lub też gdziekolwiek, należy najpierw wypracować   swoje określone   metody i patenty na to, w jaki sposób najlepiej i najbardziej produktywnie zorganizować sobie taki system pracy, aby unikać rozkojarzenia i sumiennie skupić się wyłącznie na konkretnym zadaniu, które musimy wykonać pomimo np. obecności wielu domowych czynników rozpraszających… Jako iż każdy z nas jest inny, w każdym przypadku działa i stymuluje nas niewątpliwie co innego. Na niektórych  pozytywnie  wpływają  np. ustalone wcześniej z klientem terminy – najlepiej nigdy ich nie przekładać, albowiem taki narzucony z góry deadline bardzo mobilizuje do pracy. Oprócz tego wyjątkowo dobrze oddziałuje też wyznaczanie sobie określonych godzin na pracę i tych przeznaczonych na odpoczynek, posiłek bądź na cokolwiek innego. A zatem wprowadzamy do swego modelu pracy regularność i systematyczność, które powinny nas odpowiednio „nastroić”, gdy przychodzi ustalona pora na rozpoczęcie służbowych zadań. Inne sposoby na mobilizację to wyznaczenie sobie np. konkretnego miejsca, w którym daną pracę wykonujemy; nagradzanie siebie za zrealizowanie zadania, za które wyjątkowo nie chciało nam się zabierać (np. dodatkowym dniem wolnym); robienie listy zadań i wykreślanie z nich zakończonych prac. Ponadto ułatwiać powinno nam także dzielenie zlecenia na poszczególne elementy, etapy i zajmowanie się nimi w wybranej kolejności. Aczkolwiek zależy to też oczywiście od konkretnego zawodu, który akurat wykonujemy.

9. REGULARNOŚĆ 

Odnośnie natomiast o przystosowania warunków pracy we własnym środowisku domowym – tak aby jak najbardziej zwiększyć jej produktywność – to zważywszy na fakt, iż ten sposób wykonywania obowiązków służbowych jest naprawdę wyjątkowo dogodny i elastyczny, łatwo jest wypracować sobie taki system, który będzie korzystny dla każdego indywidualnie. Postarajmy się więc   wprowadzić do swojego  codziennego  trybu   sumienność i regularność, która będzie nas odpowiednio dyscyplinować i motywować, w zależności od sytuacji.

10. ELASTYCZNOŚĆ 

Obiektywnie rzecz ujmując e-praca sprawia, że sami jesteśmy dla siebie   szefem i elastycznie do własnych potrzeb dostosowujemy godziny oraz rytm naszej pracy. Sami też wyznaczamy sobie przerwy, sami ustalamy tempo i tryb wykonywanych zadań. A więc pracujemy według własnego, indywidualnego upodobania, co pozwala nam mieć więcej czasu na wszystkie sprawy i czynności nie związane z tymi służbowymi. Pracując zdalnie możemy poczuć się zupełnie wolni; nikt nie stoi bowiem nad nami, nie wyznacza nam poszczególnych zadań, nie mówi co mamy robić i kiedy. Sami mamy kontrolę nad swoim czasem i tylko my sami możemy jak najproduktywniej go rozplanować.


Bogusia vel Migotk@ 

15 kwietnia 2020

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Jesteśmy do Twojej dyspozycji

Skontaktuj się z nami