REKRUTACJA ZDALNA
Budowanie jak najbardziej efektywnej, skutecznej i dynamicznej współpracy na linii lider – pracownik to oczywiście kwestia niezwykle istotna, wręcz zasadnicza. Jednak w dyskusji na temat takich właśnie relacji bardzo często pomija się niestety osoby, które nie pracują w siedzibie firmy, tzn. stacjonarnie, lecz robią to na przykład z poziomu własnego mieszkania. A zatem należy zadać sobie pytanie: jak tworzyć pozytywną atmosferę, budując wzajemne więzi pomiędzy pracownikami a szefem oraz poczucie odpowiedzialności i przynależności do zespołu? Czy są jakieś określone metody albo sposoby pomocne w przewodzeniu zespołem oraz rekrutacji kandydatów na przyszłych pracowników? I jak egzekwować niezbędne wymagania, szacunek i zaufanie, tak aby wzajemna współpraca układała się jak najlepiej z perspektywy obu stron.
Zacznijmy od tego: w jaki sposób odbywa się rekrutacja pracowników online?
Odpowiedzi na to oraz na wiele innych pytań udzieli nasza dzisiejsza rozmówczyni, którą niniejszym mam przyjemność przedstawić, a jest nią manager firmy BPO Network, Pani Agnieszka Grochala*
Dzień dobry Pani Agnieszko 🙂
Bogusia Bińkowska: Jak długo pracuje już Pani w dziale rekrutacji jako manager i czy jest to praca trudna, a jeśli tak to jakiego rodzaju są to trudności?
Agnieszka Grochala: W dziale rekrutacji jako manager pracuję od ponad dwóch lat, zaś w samej firmie BPO Network ponad trzy lata. Zaczynałam jako osoba do pomocy przy rekrutacji. Firma rozwijała się, a ja chciałam być większą częścią tego rozwoju. I tak oto zostałam managerem. Czy jest to praca trudna? Dla mnie osobiście nie. Jedyną trudność stanowi co najwyżej fakt, że nie mamy możliwości zaoferować pracy każdemu.
B.B.: Na czym dokładnie polega praca rekrutacyjna, czy wiąże się ona z jakimiś konkretnymi wyzwaniami?
A.G.: Praca ta polega przede wszystkim na tym, żeby moi pracownicy (rekruterzy) czuli się w swoim zawodzie spełnieni; aby mieli jak największe możliwości rozwoju i poczucie, że wszyscy jesteśmy tutaj tak samo ważni. A ponieważ współpracując pomagamy głównie osobom niepełnosprawnym, musimy zadbać też o to, by pracodawca wiedział jakie potrzeby, (ale również i ograniczenia) mają nasi poszczególni kandydaci.
B.B.: Co w pracy rekrutera – o ile w tym kontekście jest to słowo właściwe – pociąga Panią najbardziej?
A.G.: Najbardziej pociąga mnie możliwość pomagania innym. Bardzo fajnym uczuciem jest również, kiedy pracodawcy decydują się na zatrudnienie pracowników zdalnych mimo, iż wcześniej byli całkowicie na nie.
B.B.: Na jakie aspekty warto zwrócić szczególną uwagę w procesie rekrutacyjnym?
A.G.: W przypadku pracy zdalnej przede wszystkim na autodyscyplinę i samodzielność, gdyż są to absolutnie podstawowe cechy, które powinien, a wręcz nawet musi posiadać e-pracownik. Oczywiście tej samodzielności można kogoś nauczyć lub też każdy może wykształcić ją w sobie sam. Ponadto zwracamy oczywiście uwagę, na ile dana osoba jest biegła w obsłudze narzędzi do wykonywania przydzielonych jej zadań, jak również na to czy ma odpowiednie predyspozycje, by się tych narzędzi nauczyć. Zazwyczaj jednak nie jest to trudne, bowiem większość owych narzędzitworzona jest tak, aby każda przeciętna osoba mogła z nich skorzystać – podobnie, jak z telefonu bądź komputera.
B.B.: Co zrobić, aby komunikacja pomiędzy szefem a wykonawcą przebiegała jak najbardziej skutecznie i konstruktywnie?
A.G.: Na pewno istotne jest, by ustalić konkretne miejsce (np. jakiś komunikator), gdzie w trakcie pracy zalogowany jest zarówno pracownik, jak i jego zwierzchnik/koordynator. Dla ułatwienia kontaktu oboje przez cały czas powinni być tam dostępni. Bardzo ważny jest także wzajemny przepływ informacji lub, w niektórych przypadkach, tworzenie raportów z dnia pracy. Wtedy pracodawca dokładnie wie, na jakim etapie jest obecnie pracownik.
B.B.: W jaki sposób spośród licznych aplikacji wyłonić te najbardziej odpowiednie, najlepsze i jakie wytyczne, atuty powinny o tym decydować?
A.G.: W dzisiejszych czasach każdą aplikację można dowolnie przetestować, przeczytać na ich temat opinie. My korzystamy z wielu narzędzi i sprawdzaliśmy te, które były najpopularniejsze oraz te, które spełniały nasze wymagania zarówno finansowe, jak i pod względem bezpieczeństwa danych. Zajmujemy się rekrutacją i RODO jest dla nas najważniejsze.
B.B.: Jak przygotować siebie jako zwierzchnika, ale również przyszłego kandydata do realizacji zadań służbowych w modelu pracy zdalnej?
A.G.: Generalnie wszystko działa na tej samej zasadzie, co w pracy stacjonarnej. Na pewno ważne jest ustalenie dokładnego zakresu obowiązków. Codziennie lub przynajmniej raz w tygodniu należy rozpisać co dziś konkretnie robimy. W pracy zdalnej warto jest też odezwać się do pracownika chociaż raz w ciągu dnia; sprawdzić jak idzie mu praca i czy czegoś nie potrzebuje.
B.B.: Co z punktu widzenia lidera wpływa na pracownika pozytywnie, a co wprost przeciwnie?
A.G.: Pozytywnie wpływa na pracownika właściwe dostosowanie jego stanowiska pracy do posiadanych umiejętności. Ale są to również pochwały, odpowiednia pensja, czy premia. Jakiś czas temu robiliśmy np. wśród naszych kandydatów ankiety dotyczące ich pracy i ankietowani uznali, że dobra atmosfera w pracy jest ważniejsza niż wynagrodzenie. Natomiast wszelkiego rodzaju naciski, brak szacunku, wywyższanie się, czy brak empatii zawsze będą wpływały na pracownika w sposób negatywny.
B.B.: Czy trudno jest wskazać odpowiednią osobę – aplikanta – na dane stanowisko i czym powinna się ona charakteryzować?
A.G.: Tak, na podstawie samego CV jest to dość trudne. Ale po rozmowie, choćby tylko telefonicznej już nie. Jeśli zaś chodzi o dobór kandydata do określonego zadania, to wszystko zależy od tego o jakim stanowisku jest mowa.
B.B.: Jakie obiektywne czynniki decydują głównie o wyborze potencjalnego pracownika?
A.G.: To zależy, np. od stanowiska. Generalnie jednak przede wszystkim decydują o tym kompetencje na określonym obszarze, umiejętności oraz wiedza w dziedzinie i na stanowisku, które dana osoba ma objąć.
B.B.: W jaki sposób powinno się budować zespół w oparciu o własne kompetencje, ażeby poprzez swój autorytet determinować go do produktywnego działania?
A.G.: Tak jak już wspominałam, ja po prostu bardzo szanuję ludzi, z którymi pracuję. Jeśli widzę np., że potencjalny pracownik nie sprawdza się na konkretnym projekcie, to wtedy oczywiście przeprowadzam z nim wywiad; rozmawiam, pytam, próbując dociec, gdzie tkwi przyczyna problemu, po czym najczęściej przenosimy go do innego zadania. Zwalnianie nigdy nie jest dobrym wyborem i w moim przekonaniu stanowi naprawdę ostateczność.
B.B.: Czy istnieją skuteczne sposoby zarządzania potencjałem ludzkim oraz motywowania go tak, aby generował jak najlepsze efekty pracy?
A.G.: Tak, oczywiście. Żeby dobrze zarządzać zespołem i jego potencjałem, trzeba po prostu poświęcić czas na poznanie swych pracowników. Jedną osobę będą motywowały np. głównie pieniądze, a inną po prostu wykonywanie pracy, którą lubi. Jedna osoba będzie pracowała lepiej sama, a inna z kolei w zespole.
B.B.: Jak tworzyć pozytywną atmosferę i budujące wzajemnie więzi pomiędzy pracownikami oraz poczucie odpowiedzialności i przynależności do zespołu jako grupy osób?
A.G.: Nawet najdrobniejsze szczegóły mają w tej kwestii znaczenie. Choćby coś tak prozaicznego, jak poranne przywitanie się na Skype z innymi współpracownikami. Jeśli istnieje natomiast jakikolwiek problem, to nigdy go nie ignorujemy. W przypadku poważniejszych problemów, uchybień, także staramy się nie robić od razu afery, tylko na spokojnie przedyskutować zaistniałą sytuację. Wszystko da się przecież zawsze jakoś naprawić albo wyjaśnić.
B.B.: Co definiuje dobrego lidera i jakimi cechami charakteru powinien się on wyróżniać?
A.G.: Jeżeli chodzi o mnie, to pracowałam w tej firmie już na każdym możliwym szczeblu i stanowisku. Pisałam i publikowałam ogłoszenia, potem robiłam rekrutacje. Następnie pisałam procedury, potem umowy, a jeszcze później zarządzałam całym zespołem. Tak więc znam tu w zasadzie każdy poziom, co stawia mnie na pozycji osoby kompetentnej. Także wiem o czym mówię, kiedy rozmawiam z pracownikami, tudzież potencjalnymi pracodawcami. Jako lider uważam też, że mój zespół powinien móc na mnie liczyć w każdej praktycznie sytuacji, a ponadto – co moim zdaniem również istotne – nie wyczuwać w naszej relacji ode mnie pozycji lidera. Dla nich jestem po prostu Agą i to mi odpowiada.
B.B.: Jakie czynniki – bo zapewne takowe istnieją – przeszkadzają w tworzeniu najbardziej optymalnych warunków zdalnej współpracy?
A.G.: Tym czynnikiem w głównej mierze jest chyba przede wszystkim brak otwartości na tego typu rozwiązania, jak również nierzadko towarzyszące im obawy i strach – strach przed czymś nowym, nieznanym… Podczas gdy praca zdalna tak naprawdę niewiele różni się od tradycyjnej formy pracy biurowej. Pracujemy na ogół w godzinach 8:00-15:00, przy czym w miedzy czasie każdy ma 30- minutową przerwę, natomiast całą resztę czasu spędzamy przed komputerem, czyli podobnie, jak robią to pracownicy stacjonarni. Komunikacja twarzą w twarz obecnie jest zbędna, a w każdym razie na pewno nie jest konieczna, bowiem narzędzi potrzebnych do pracy online w dzisiejszych czasach jest już tak wiele, że jako pracownicy jesteśmy ze sobą w regularnym kontakcie właściwie przez cały czas.
B.B.: Czy są jakieś określone metody, którymi można egzekwować poszczególne wymagania oraz szacunek i zaufanie, niezbędne do przewodzenia zespołem?
A.G.: Metody są takie same, jak przy pracy stacjonarnej. Jeżeli ja mam do pracowników szacunek, to oni mają też do mnie. Jeśli ja nigdy nie ignoruję żadnego z ich problemów, nawet gdy moim zdaniem są błahe, to taki pracownik zawsze będzie miał zaufanie i szacunek. To po prostu działa w dwie strony. Jesteśmy drużyną i nikt nie jest tu lepszy, ani nikt gorszy.
B.B.: W jaki sposób kształtować kulturę zespołową oraz jak wpływać na samopoczucie przeciętnego pracownika, zachęcając go tym samym do tego, żeby chciało mu się pracować jak najwydajniej?
A.G.: Mój zespół co poniedziałek o godzinie 9:30 ma tzw. spotkanie na przysłowiową „kawkę”, podczas którego rozmawiamy sobie o wszystkim i o niczym, tylko nie o pracy. Jeśli ktoś z mojego zespołu np. źle się czuje, to ja jako manager staram się w jakiś sposób mu pomóc, pocieszyć. Jeśli z kolei widzę, że komuś przydzielona rekrutacja lub zadanie nie wychodzi tak, jak powinno, to tłumaczę raz jeszcze, do skutku. Czasem trzeba po prostu zastanowić się, czy to jest akurat to, co dana osoba powinna robić. Jeśli się okazuje że nie, to nie zwalniamy jej z tego powodu, lecz po prostu staramy się szukać innego zadania – w naszym zespole lub w innym. Poczucie bezpieczeństwa to bowiem dla nas podstawa.
B.B.: Czym powinien kierować się dobry szef, aby móc cieszyć się lojalnością i jak najlepszą relacją ze strony swych współpracowników?
A.G.: Dobry szef zanim podejmie jakąkolwiek decyzję, powinien najpierw pomyśleć jak sam chciałby być potraktowany w danej sytuacji i zgodnie z tym tak właśnie postąpić.
B.B.: Jak z perspektywy lidera grupy pracującej zdalnie, niwelować lub chociaż minimalizować – naturalną w tej sytuacji – obawę przed potencjalnym brakiem kontroli nad podwładnymi, pracującymi bądź co bądź, przecież poza zasięgiem wzroku?
A.G.: Jeśli potencjalny pracodawca dopiero co zdecydował się na przekształcenie pracy w tryb zdalny, powinien skorzystać np. z biura online. Tam zawsze zobaczy, czy dany pracownik jest aktywny, czy nie. Narzędzi jest wiele. Jeśli pracownik dostaje określoną ilość zadań i uważa, że nie jest w stanie wykonać ich w wyznaczonym czasie – rozwiązanie jest proste. To manager powinien najpierw poświęcić dzień, aby zobaczyć ile sam zdoła zrobić i następnie dostosować ilość tych
zadań do konkretnego pracownika. Nasi pracownicy są niepełnosprawni, w związku z czym wykonanie określonego zadania zajmuje im na ogół więcej czasu niż np. osobie w pełni sprawnej, takiej jak ja. Dlatego też przyjęłam taką zasadę, że, jeśli ja sama zrobię coś w godzinę, to dla pracownika daję na wykonanie tego samego trzy. Wszystko zależy od tego, na ile się znamy i na ile ja wiem, że mojego pracownika stać.
B.B.: Czy oprócz rekrutacji są jeszcze jakieś inne obowiązki, jakimi zajmuje się Pani w firmie, a jeżeli tak, to na czym one konkretnie polegają?
A.G.: No pewnie. To ja prowadzę w 80% nasze social media, tworzę nam grafiki, dodaję firmy. Ze mną można rozmawiać na czacie na naszej stronie www. Można też do mnie dzwonić w sprawach danych osobowych, czy przesłanych już do klienta aplikacji. To ja dbam również o zadowolenie naszych klientów. Do niedawna sama prowadziłam także nasza stronę, ale w tej chwili mam już na tym obszarze pomoc, ponieważ zatrudniłam super programistę Kamila.
B.B.: Serdecznie dziękuję, Pani Agnieszko za interesującą rozmowę i poświęcony mi czas:)
*Agnieszka Grochala – mgr inż. Zarządzania i Inżynierii Produkcji. Inż. Towaroznawstwa Żywności. Absolwentka studiów podyplomowych z zakresu zarządzania jakością oraz zarządzania zasobami ludzkimi. Manager firmy BPO Network.
Z pozdrowieniami
Bogusia vel Migotk@
25 maja 2020
1 odpowiedź na “REKRUTACJA ZDALNA”
Bardzo ciekawy wywiad. Osobiście uważam, iż rekrutacja oraz praca zdalna są naszą przyszłością i niedługo nie będą wykorzystywane głównie do zatrudniania osób z niepełnosprawnością, ale większości pracowników. Myślę, że obecnie wiele firm ma okazję przekonać się ile korzyści daje rekrutacja zdalna – można o nich przeczytać np. tu https://perso.in/blog/rekrutacja-zdalna-forma-zastepcza-czy-poczatek-nowego-standardu/ oraz o tym, że praca zdalna wcale nie jest nieefektywna.