PO CO KONTROLOWAĆ PRACOWNIKA ZDALNEGO

Kontrola w pracy jest niezbędnym elementem w zarządzaniu. To swego rodzaju forma zachowania i utrzymania dyscypliny. Każda zatrudniona osoba musi podlegać kontroli, a tym bardziej, jeżeli pracuje zdalnie. Home Office o ile ma wiele plusów i korzyści, bez kontroli i odpowiedniej organizacji może prowadzić do spadku efektywności w wykonywaniu zadań. Bez względu na wybrany rodzaj kontroli, musi ona być zgodna z Rozporządzeniem O Ochronie Danych Osobowych. Aby jednak przejść do odpowiedzi na pytanie, po co kontrolować pracownika zdalnego, pragnę wyjaśnić, po co i dlaczego w ogóle stosuje się kontrolę. Posłużę się, więc kilkoma przykładami jej zastosowania.

Pracownicy są kontrolowani z paru powodów. Przede wszystkim ze względów bezpieczeństwa. Np. monitoring w przypadku pewnych firm działających stacjonarnie, zakładany jest, nie tylko by sam obiekt mógł być lepiej strzeżony, ale również po to by pracownicy mogli czuć się bezpieczniej. Z monitoringu można korzystać w czasie rzeczywistym, jak i archiwizować nagrania, do których można wrócić i odtworzyć je w innym czasie. To pomoże w razie niepożądanych wydarzeń wykryć problem, czy znaleźć sprawcę danego wypadku.

Z innej strony można pracować w obiektach o tak zwanym „wysokim stopniu zabezpieczenia”, jak skarbce czy archiwa, gdzie do potwierdzenia tożsamości pracownika potrzebny jest na przykład odcisk palca czy skan tęczówki. Wszystko po to, aby do środka nie dostał się nikt niepowołany.

Przechodząc z kwestii bezpieczeństwa do samej obecności w miejscu pracy, na różne sposoby można kontrolować obecność i czas pracy. Począwszy od wpisów w zeszycie czy na liście obecności, po system elektroniczny na przykład przez przyłożenie karty z chipem do czytnika. Zapis odręczny i komputerowy jest przechowywany i na jego podstawie można wykazać czas spędzony w pracy, dni wolne, spóźnienia oraz nadgodziny.

Podobnie pracodawca może monitorować pracownika poprzez służbowy telefon. Prawnie należy on do pracodawcy, więc ma on prawo sprawdzać, czy jest on przez pracownika należycie używany. Może to robić, szpiegując samą kartę SIM, jak i śledząc bilingi. Prywatne rozmowy czy to w biurze czy we własnych czterech ścianach nie ujdą, zatem na sucho.

Dlaczego, więc kontrola pracownika zdalnego jest równie ważna?

Podobnie jak w przypadku pracy stacjonarnej, tak i w pracy zdalnej, pracownik odpowiedzialny jest za wytworzenie jakiegoś produktu np.: napisanie artykułu, zaprojektowanie grafiki, prowadzenie księgowości bądź stworzenie bazy danych. Przy czym musi pozostawać w kontakcie z zespołem i być do dyspozycji dla klientów. Odbiorcy liczą na jak najlepszą jakość wykonania zlecenia, a pracownik na należyte wynagrodzenie. Wszystkiemu trzeba poświęcić taką samą ilość czasu i zaangażowanie jak w przypadku pracy w biurze czy innym stacjonarnym stanowisku. Praca i zadania pracownika muszą, więc podlegać kontroli i ocenie jak wywiązuje się ze swoich obowiązków.

Na pozór nic złego nie powinno się stać, jeżeli pracownik wykonuje zawodowe obowiązki we własnym domu, korzystając z własnego sprzętu. Jednak jak wiadomo komputer, chociaż jest wielkim i wszechstronnym narzędziem, to stanowi również formę rozrywki. Trzeba, więc co jakiś czas sprawdzić, czy pracownik, aby na pewno wykonuje swoje zadania czy spędza czas na Facebook’u lub Youtube. O ile nie sprawdzimy tego poprzez zamontowaną u niego kamerę albo nie wpadniemy z wizytą, tak jak można przyjść do stacjonarnego biura, to w pewnym sensie możemy mieć dostęp do jego komputera. Służą do tego drobne, jak i potężne narzędzia. Nasza Akademia Delegowania bardzo szeroko opisuje ten temat. Jeżeli zdecydujesz się wziąć udział w tymże kursie, dokładnie objaśnimy w jakim celu stosuje się kontrolę zdalnego pracownika, przedstawimy i opiszemy służące do tego narzędzia, a także pomożemy Ci zgłębić inną, niezbędną wiedzę w temacie zarządzania zdalnym zespołem.

Mamy szeroką gamę programów oraz aplikacji służących do na przykład: udostępniania dokumentów, w które wgląd mogą mieć inne osoby z zespołu, a także pracodawca, komunikacji wewnątrz zespołowej, kontaktu z klientami,.. Ale są również takie, które monitorują czas pracy, a w tym na wykresach przedstawiają czas poświęcony na korzystanie z różnych programów oraz Internetu, pokazują, jakie strony internetowe przeglądał pracownik, z kim korespondował, ile czasu był aktywny, jakie przesyłał i otwierał pliki,..

Mimo że praca zdalna istnieje od dawna, to dopiero w ostatnim czasie namnożyły się narzędzia wspomagające wykonywanie zawodu przy komputerze. Są jednak również proste metody kontroli, niewymagające szczególnych oprogramowań monitorujących. Jako sprawdzenie ewidencji, czy obecności w pracy wystarczy spojrzeć, czy pracownik zalogował się i jest aktywny w wybranej dla zespołu aplikacji. Tym więcej opcji i sposobów jest, by sprawdzać, co robi pracownik i w jakich godzinach.. Są programy, które łączą wiele opcji w jednym miejscu i przypominają wirtualne biura, w których widać obecność pracownika i może on wymieniać się plikami z zespołem, uczestniczyć w czatach i konferencjach, a także kontaktować się z klientami. Wszystko z jednego miejsca.

Gdyby nie te wszystkie możliwości, a więc krótko mówiąc, kontrola, praca każdego z nas mogłaby okazać się mniej wydajna. Przypomnijmy sobie, chociaż chwile, jak byliśmy dziećmi, rodzice gonili nas do nauki, a my woleliśmy spędzać czas ze znajomymi, przy komputerze, albo na zabawie. Gdyby nie to, że jednak podlegaliśmy wychowaniu i pewnej dyscyplinie, kto wie, jak skończylibyśmy dzisiaj… Podobnie z pracownikami. Jeżeli zostaliby pozostawieni sami sobie, możliwe, że szybko przestaliby traktować swoją pracę poważnie, a może i pierwszorzędnie. Zamiast tego widzimy ich potencjał, rozwój i wiemy, za co ich nagradzamy.

Monika Łojba

11 lutego 2021