RÓŻNICE W KONTROLI W PRACY ZDALNEJ I STACJONARNEJ- AKADEMIA DELEGOWANIA
Jeśli pracownicy Twojej firmy pracują w trybie zdalnym lub dopiero planujesz przenieść swoją firmę do Internetu… Zastanawiasz się, czy online też będziesz w stanie kontrolować pracę swojego zespołu… – Zapoznaj się z poniższym artykułem i dowiedz się, jakie są i na czym polegają różnice w kontroli pracowników w pracy zdalnej i stacjonarnej.
Nie trzeba daleko szukać i wymyślać zaawansowanych aplikacji, programów szpiegowskich, przez które możesz sprawdzić, czy pracownik zajmuje się obowiązkami lub zlecić mu nowe zadanie. Wystarczy, że na przykład do niego zadzwonisz. Jeśli Twoi pracownicy wykonują swoją pracę z domu lub z innego miejsca poza siedzibą firmy, nie będziesz mógł, jak w przypadku niektórych stacjonarnych firm doglądać ich przez monitoring. Wszelkie kwestie kontroli i monitorowania pracy muszą być zgodne z Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych i nie mogą naruszać prywatnych dóbr osobistych. Nie znaczy to jednak, że zupełnie nie będziesz mógł widzieć swoich pracowników.
Bez względu na branżę firmy i stanowisko pracy, wszędzie panują te same zasady. Sprawdzana jest ewidencja, sporządzane są raporty, wyznaczane cele i zadania, a zespół musi się porozumiewać. Wszystko to wymaga kontroli. O ile szef czy przełożony w pracy stacjonarnej może porozmawiać z pracownikiem i przejrzeć dokumenty, to w wypadku pracy zdalnej wszystko odbywa się przez przeznaczone do tych samych celów narzędzia. W pracy stacjonarnej swoją obecność trzeba dokumentować wpisem do zeszytu, przyłożeniem karty z chipem do czytnika, a może i odciskiem palca. W sieci natomiast wystarczy zalogowanie do systemu, odpalenie aplikacji czy wysłanie maila. I już niedługo później okazuje się, że większość pracowniczych czynności opiera się o jedno bądź kilka narzędzi zainstalowanych na komputerze, a nawet telefonie. I tu na przykład do składania raportów przydatna jest aplikacja o nazwie Asana, do udostępniania i archiwizowania danych wystarczy choćby Chmura, a do komunikacji w zespole Skype, Slack, Teams,.. I długo by jeszcze wymieniać. O wszystkich narzędziach oraz o możliwościach kontroli pracowników dowiesz się z naszego kursu online „Akademia delegowania”.
Nie musisz nawet ruszać się z fotela, by sprawdzić, czy pracownicy są w pracy i co do tej pory zrobili albo, jak np. radzi sobie dział księgowości. Można powiedzieć, że chodzisz od biura do biura, jedynie przeglądając zakładki i foldery. A jeśli mowa o biurze, możesz wykorzystać narzędzie takie, jak Sococo. I chociaż nazwa może kojarzyć się z jakimś słowem w języku Suahili, to jednak aplikacja, której zadaniem jest stworzenie wirtualnego biura, w którym masz też swoje miejsce. Możesz ją połączyć z wcześniej wspomnianym Slack’iem. To połączenie poza możliwością kontaktu z zespołem i przesyłu danych niemal odzwierciedli biurową atmosferę. Wszystko tak, jakbyś po prostu rozmawiał z kimś siedzącym przy biurku obok. Podobnie będą działały inne komunikatory. By zorganizować szkolenie, zebranie lub konferencje nie musisz mieć już sali i rzutnika. Wystarczy połączyć się w wybranej aplikacji przez wideokonferencję i udostępnić prezentację bądź inny wybrany plik. Kamerki pomogą stworzyć klimat rzeczywistego spotkania, a w przeciwieństwie do monitoringu, którego w prywatnych domach nie możesz zażądać, tutaj każdy może sam zadecydować o udostępnieniu swojego wizerunku. Dodatkowym atutem jest czat, na którym podczas spotkania równolegle można prowadzić pisemną konwersację. Na większości aplikacji są one zapisywane, więc nie tylko możesz śledzić je na bieżąco, ale również i do nich wrócić w dowolnym momencie. Stacjonarnie nie łatwo jest słuchać wypowiedzi i jednocześnie prowadzić równoległej konwersacji, a co dopiero ją zapamiętać.
Idąc o krok dalej, jeśli jesteś dociekliwym pracodawcą, możesz skorzystać z aplikacji, która będzie, co określony czas robiła zrzuty ekranu z komputerów Twoich pracowników, to nawet lepsze niż zaglądanie komuś przez ramię, by sprawdzić, nad czym właśnie pracuje lub co ma w tym momencie otwartego na ekranie. Jednak sam musisz stwierdzić czy ta opcja, mimo że pomocna, wpłynie lepiej na pracę i zaufanie do Ciebie Twoich pracowników. Może także skorzystać z rozbudowanego narzędzia, które będzie w stanie monitorować to, co każdy z członków Twojego zespołu przegląda w Internecie i ile czasu nad tym spędza, z kim koresponduje i jakie otwiera oraz przesyła pliki. Narzędzie na podstawie tych danych może stworzyć wykres, a także przesłać linki do przeglądanych stron. W przypadku tych dwóch opcji akurat nie ma różnicy czy te narzędzia będą stosowane zdalnie, czy stacjonarnie, ponieważ można to zrobić w obu przypadkach. Jednak jest jedna ważna rzeczy – Możesz zastosować te narzędzia tylko na sprzęcie należącym do firmy i udostępnionym do służbowego użytku, a swoich pracowników musisz o ich użyciu poinformować.
Niewiele zmieni się też w kontroli połączeń telefonicznych w przypadku pracy w branży Call center. Oczywiście masz do tego prawo, podobnie jak do śledzenia bilingów czy lokalizacji, jeżeli telefon służbowy pracownika jest własnością firmy. Obowiązki są niemal te same z wyjątkiem miejsca, z którego się je wykonuje. W obu przypadkach możesz sprawdzić, czy pracownik poprawnie wykonuje swoją pracę oraz jaki efekt przynoszą rozmowy. Przez telefon zawieranych jest również wiele umów. Tym bardziej, więc rozmowy muszą być zapisywane i archiwizowane. Nagrywanie rozmów, to również kolejna różnica w przypadku konferencji czy zebrań. W przypadku pracy stacjonarnej również jest to do zrobienia, jednak nagrywanie wideo spotkań gwarantuje dobrą jakość dźwięku i obrazu.
Osobiście uważam, że po zestawieniu różnic w kontroli w pracy zdalnej i stacjonarnej, lepiej prezentuje się ta pierwsza. Przede wszystkim, jak już wcześniej wspominałam, kontrolując pracowników w home office, niemal wszystko masz w jednym miejscu. Ponadto aplikacje składające się na pokoje, grupy, foldery i inne podziały pomagają wszelkie dane odpowiednio uporządkować. Ponadto nie dość, że Ty kontrolujesz swój zespół, to i jego członkowie mają wgląd na efekty swoich poczynań. A wszystko to zabezpieczone jest hasłem, by nikt niepożądany nie mógł dostać się do Waszej bazy danych.
Akademia Delegowania
Monika Łojba
5 lutego 2021